一次叫貨要叫多少：從日均用量與保存期限回推訂購量

為什麼「憑經驗叫貨」遲早會出事

很多餐廳老闆叫貨靠的是「大概記得」：週末人多就多叫一點、廠商說滿額免運就湊一下、看到冰箱還有空間就順手補滿。這種做法在小店、品項少的時候勉強行得通，但一旦品項變多、客流量波動，就會同時出現兩種災難：暢銷品缺貨、冷門品放到過期。更常見的是，叫貨量被「廠商最低訂購量」綁架，明明一週只用半箱，卻被迫叫一整箱，最後半箱進了垃圾桶。

問題的根源不是員工不努力，而是根本沒有一個可依據的計算基礎。這篇文章要談的，就是把「叫貨」從感覺變成方法：先算出日均用量，再對照食材保存期限，回推出每次該叫多少、多久叫一次。這套邏輯不分店型大小都適用，而且不需要昂貴系統，一張表就能開始。

第一步：算出真實的日均用量，而不是憑印象

日均用量是整個訂購量的地基，算法很簡單：某段期間的實際耗用量除以天數。但魔鬼在「實際耗用量」怎麼來。建議用「期初盤點＋進貨－期末盤點＝耗用」這個公式，並且至少連續記錄兩到四週，才能看出平日與假日的差異。

• 固定盤點時間：例如每天打烊後或每週固定一天，同一時段、同一單位，避免誤差。
• 分品項記錄：高單價食材（肉品、海鮮）與高用量食材（米、油、蔬果）分開追蹤，不必一開始就全部品項都做。
• 區分平日與假日：用「週間日均」與「週末日均」兩組數字，會比單一平均值更貼近實際。
• 扣掉報廢與員工餐：這些不是銷售耗用，要分开記錄，否則日均用量會虛高。

很多店家的問題不是不會算，而是從來沒盤點。一旦開始盤點，往往會發現帳面數字與冰箱實際狀況差很大，這正是需要優先處理的「人做得很爛的事」。

第二步：用保存期限回推「可訂購天數」

算出日均用量後，接著要問：這批食材在壞掉之前，能不能用完？可訂購天數的原則是「訂購量對應的使用天數，必須短於食材的有效保存期限」，並且要保留安全緩衝。

• 生鮮葉菜、海鮮、溫體肉：保存期限短，通常以一到三天的用量為上限，寧可少量多次叫。
• 冷藏乳品、豆製品：依標示效期抓七到八成的使用天數，不要抓剛好。
• 冷凍肉品、乾貨、調味料：效期長，可拉長訂購週期，但要考量倉儲空間與資金積壓。
• 安全庫存：抓一到兩天的日均用量作為緩衝，應付臨時爆量或供應商延遲。

公式可以簡化為：建議訂購量 ＝ 日均用量 × 訂購週期天數 ＋ 安全庫存 － 現有庫存。其中「訂購週期天數」必須小於保存期限的七到八成。這個公式不完美，但它強迫你把「用量」與「壽命」兩個變數放在一起看，而不是只看其中一個。

第三步：把損耗與報廢攤開來看，校正你的數字

再準的公式，遇到損耗失控都會失真。建議每週記錄報廢品項與數量，並區分原因：過期、製作失敗、顧客退菜、保存不當。這些紀錄會回頭修正你的訂購量。

• 若某品項經常因過期報廢，代表訂購量太大或訂購週期太長，應下修。
• 若某品項經常缺貨，先確認是日均用量低估，還是安全庫存不足。
• 把報廢成本換算成金額，遠比「丟掉幾把菜」更有感，也更容易讓團隊正視。

這裡要談一個常見迷思：數位轉型的重點不是導入 AI，而是先找出「人做得很爛的事」。叫貨混亂、盤點不實、報廢不記，這些都是人為流程的漏洞。工具只會放大你既有的秩序或混亂——你若沒有先把日均用量與損耗紀錄建立起來，再好的採購系統也只會幫你更有效率地叫錯貨。

第四步：建立可執行的叫貨節奏與檢查清單

方法建立後，要讓它變成日常動作，而不是老闆一個人的腦內計算。建議把叫貨頻率固定下來，並設計一張簡單的檢查清單。

• 固定叫貨日：例如每週一、四叫生鮮，每兩週叫一次乾貨，讓供應商與廚房都有預期。
• 叫貨前必看三件事：現有庫存、未來三到五天訂位或活動、天氣與節慶因素。
• 設定品項分級：A 級為高單價或短效期，逐日確認；B 級為一般食材，每週確認；C 級為長效期乾貨，每兩週確認。
• 留下訂購紀錄：每次叫貨的品項、數量、到貨日與實際耗用，作為下一輪修正依據。

這張清單的目的不是增加行政負擔，而是把判斷標準寫下來，讓採購人員輪替時不會斷線。當叫貨邏輯能被複製，店家才不會因為一個人休假就亂了套。

常見錯誤與注意事項

• 只看廠商最低量，不看自己的用量：湊免運往往導致過期報廢，省下的運費遠不及丟掉的食材成本。
• 用營業額推估叫貨，卻沒扣掉報廢與員工餐：耗用被高估，叫貨自然過量。
• 盤點單位不統一：今天算公斤、明天算箱，數字永遠對不起來。
• 忽略季節與菜單調整：換菜單、辦活動、連假前後，日均用量會變，公式要跟著調整。
• 沒有安全庫存概念：抓剛好等於把風險留給臨時爆量或供應商延遲。

最後提醒，食材成本通常佔營收三到四成，叫貨量失控直接侵蝕的就是這塊。與其追求一次叫到最便宜，不如追求每次叫到剛好。

結語

「誰知盤中飧，粒粒皆辛苦」——李紳〈憫農〉

這句詩扣合本文的地方在於：食材從產地到餐桌的每一分成本，都對應著實際的耗用與保存極限；叫貨量抓得準，才是對這份辛苦最實際的尊重。與其憑經驗或廠商最低量叫貨，不如從日均用量與保存期限回推，讓每一次訂購都有依據。